Журнал сформированных справок КНД 1115139: вести на бумаге или автоматически

Купить журнал КНД 1115139 сегодня проще, чем разобраться, зачем он нужен. Типографии продают его как обычный медицинский журнал: твёрдый переплёт, прошивка, тиснение фольгой, от 280 рублей, на выбор от 20 до 500 страниц. Заказали, поставили на полку у стойки — формальность закрыта.

Проблема начинается в феврале. Администратор оформляет тридцатую справку за неделю, от руки переписывает в журнал ФИО налогоплательщика, ИНН, дату рождения, код документа, серию и номер, дату выдачи, потом те же шесть полей по пациенту, потом две суммы, подписанта, дату, статус. Двадцать одна графа на одну запись. А через месяц приходит пациент и просит дубликат справки, которую ему выдавали в прошлом марте, — и надо найти её в трёхстах рукописных строках.

Разберём по порядку: что это за журнал, откуда он взялся, как устроен бланк построчно, обязателен ли он юридически — и в какой момент бумажная форма перестаёт справляться.

Что такое журнал КНД 1115139

Полное название формы — «Журнал сформированных справок (сведений) об оплате медицинских услуг для представления в налоговый орган». Код КНД — 1115139.

Форма направлена письмом ФНС России от 06.12.2023 № БС-4-11/15314@ «Об утверждении приказов и направлении рекомендуемых документов». Журнал идёт в письме приложением № 1 и применяется с 1 января 2024 года — одновременно с новой формой справки об оплате медицинских услуг КНД 1151156.

Этим же письмом ФНС направила ещё четыре аналогичных журнала — по смежным социальным вычетам:

| Код КНД | Журнал | |---|---| | 1115139 | Сформированных справок об оплате медицинских услуг | | 1115140 | Справок об уплате страховых взносов (ДМС) | | 1115141 | Справок об оплате образовательных услуг | | 1115142 | Справок об уплате пенсионных взносов | | 1115143 | Справок об оплате физкультурно-оздоровительных услуг |

Плюс отдельным приложением — сообщение налогового органа о результатах обработки сведений (КНД 1184048).

Клинике из всего этого набора нужен один журнал — 1115139. Если организация помимо медицинских услуг оказывает физкультурно-оздоровительные (а такое бывает у центров реабилитации и клиник со своим залом ЛФК), может понадобиться и 1115143 — но это отдельная форма, а не раздел в том же журнале.

Логика документа простая: справка КНД 1151156 — это первичный документ для пациента, а журнал 1115139 — реестр всех таких документов за год. Одна справка — одна строка в журнале.

Обязателен ли журнал: честный ответ

Здесь надо быть точным, потому что продавцы бланков формулировку смягчают в сторону «обязателен».

Юридически журнал направлен как рекомендуемая форма. Это видно из самого названия письма — «...и направлении рекомендуемых документов». Письмо ФНС не является нормативным правовым актом в том смысле, в котором им является приказ: приказ № ЕА-7-11/824@ утверждает форму справки и обязательный порядок её заполнения, а письмо № БС-4-11/15314@ рекомендует форму учёта.

Нормы, которая устанавливала бы штраф именно за отсутствие журнала сформированных справок, по открытым источникам найти не удалось. Если вам такую называют — попросите номер статьи.

Но отсюда не следует, что журнал можно не вести. Следует ровно обратное, и вот почему.

Причина 1. Без учёта невозможно исполнить пункт 5 Порядка заполнения

Пункт 5 Порядка заполнения формы КНД 1151156 (приложение № 2 к приказу ФНС России от 08.11.2023 № ЕА-7-11/824@) прямо запрещает заполнение справок в отношении одних и тех же понесённых расходов одновременно налогоплательщику и его супругу (супруге). Суммы между супругами распределяются по согласованию, но в сумме не больше фактически уплаченного.

Аналогичный запрет для электронного канала — пункт 4 приложения № 4 к тому же приказу. А пункт 6 приложения № 4 требует при представлении сведений, в том числе корректирующих, учитывать ранее выданные справки на бумаге за тот же период.

Теперь вопрос: как администратор в феврале узнает, выдавали ли в ноябре справку по этим же оплатам мужу пациентки? Только посмотрев в реестр. Памяти на это не хватает даже при потоке в сотню справок в год.

Журнал — это не отчётность в ФНС. Это инструмент, без которого нельзя выполнить требование, которое действительно обязательно.

Причина 2. Ответственность за недостоверные сведения существует

Статья 126.3 НК РФ — «Представление организациями (индивидуальными предпринимателями) налоговому органу недостоверных сведений для целей получения налогоплательщиками социальных налоговых вычетов в упрощённом порядке». Штраф — 20% от суммы налога, неправомерно полученного налогоплательщиком.

Задвоение расходов между супругами — ровно тот случай, когда сведения оказываются недостоверными. При этом пункт 2 статьи 126.3 освобождает от ответственности, если организация сама выявила ошибку и представила уточнённые сведения до того, как недостоверность обнаружил налоговый орган. Самостоятельно выявить ошибку без реестра выданных справок невозможно.

Причина 3. Второй экземпляр справки всё равно остаётся в клинике

Пункт 4 Порядка заполнения: справка заполняется в двух экземплярах — один выдаётся налогоплательщику, обратившемуся за выдачей справки, второй остаётся в медицинской организации или у ИП.

То есть массив документов у вас накапливается в любом случае. Разница только в том, есть ли к нему указатель. Двести вторых экземпляров в папке без реестра — это не архив, а куча бумаги, в которой поиск конкретной справки занимает полчаса.

Как устроен бланк: все 21 графа

Форма представляет собой альбомную таблицу — шапку с реквизитами и 21 графу данных. Разберём построчно, потому что именно объём этой таблицы определяет, сколько времени уходит на ручное ведение.

Шапка журнала

Заполняется один раз на весь год:

код налогового органа — со сноской: указывается код налогового органа по месту нахождения организации (месту нахождения обособленного подразделения организации) либо по месту жительства индивидуального предпринимателя;
год, за который ведётся журнал;
ИНН медицинской организации или ИП;
КПП — со сноской: код причины постановки на учёт, присвоенный налоговым органом по месту нахождения организации либо по месту нахождения обособленного подразделения. У ИП КПП нет, поле остаётся пустым (подробнее об особенностях ИП — в статье справка для вычета у ИП с медлицензией);
наименование организации / фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя.

Важная деталь: журнал ведётся отдельно за каждый год. Это следует из самой шапки формы — год в ней один. С 1 января начинается новый журнал, как и новая сквозная нумерация справок.

Графы таблицы

| № | Графа | Что вносится | |---|---|---| | 1 | N п/п | Порядковый номер записи в журнале | | 2 | Номер справки | Уникальный порядковый номер справки за год | | 3 | Номер корректировки | «0», «1», «2»… или «999» для аннулирующей | | 4 | ФИО налогоплательщика | Полностью, отчество — при наличии | | 5 | ИНН налогоплательщика | Указывается при наличии | | 6 | Дата рождения налогоплательщика | ДД.ММ.ГГГГ | | 7 | Код вида документа налогоплательщика | 21 — паспорт РФ и т. д. | | 8 | Серия и номер документа | По паспорту | | 9 | Дата выдачи документа | ДД.ММ.ГГГГ | | 10 | Признак | 0 — налогоплательщик не является пациентом; 1 — одно лицо | | 11 | ФИО пациента | Только при признаке «0» | | 12 | ИНН пациента | При наличии, только при признаке «0» | | 13 | Дата рождения пациента | Только при признаке «0» | | 14 | Код вида документа пациента | 03 — свидетельство о рождении и т. д. | | 15 | Серия и номер документа пациента | Только при признаке «0» | | 16 | Дата выдачи документа пациента | Только при признаке «0» | | 17 | Сумма расходов по коду услуги «1» | Обычные медуслуги | | 18 | Сумма расходов по коду услуги «2» | Дорогостоящее лечение | | 19 | ФИО выдавшего справку | Подписант | | 20 | Дата формирования | Дата выдачи справки | | 21 | Статус | «Бумажный носитель» или имя файла |

Шесть граф из двадцати одной (11–16) заполняются только если налогоплательщик и пациент — разные лица. Сноска к форме сформулирована так: «Заполняется, если налогоплательщик не является пациентом (по графе 10 значение 0)».

Осторожно: признак в журнале и признак в справке — не одно и то же

Это место, где ошибаются чаще всего, и его стоит выписать отдельно.

В справке КНД 1151156 по пункту 23 Порядка заполнения: «1» — налогоплательщик и пациент являются одним лицом, «0» — не являются.

В журнале КНД 1115139 сноска к графе 10 говорит: графы по пациенту заполняются, «если налогоплательщик не является пациентом (по графе 10 значение 0)». То есть 0 — разные лица, и это та же логика, что в справке.

Путаница возникает не из-за расхождения форм, а из-за того, что человек читает сноску как «0 — заполняем данные пациента» и по инерции ставит в справке тот же ноль, когда пациент и плательщик — одно лицо. Значения совпадают, но проверять их каждый раз вручную по двум документам — источник ошибок на ровном месте.

При автоматическом ведении вопрос исчезает: признак вычисляется из состава заявки, а не выбирается администратором.

Шесть сносок под формой

Все шесть примечаний к бланку стоит держать перед глазами:

Код налогового органа — по месту нахождения организации (обособленного подразделения) либо по месту жительства ИП.
КПП — присвоенный по месту нахождения организации либо обособленного подразделения.
Отчество указывается при наличии.
ИНН указывается при наличии.
Графы по пациенту заполняются, если налогоплательщик не является пациентом (графа 10 = 0).
В графе «Статус» указывается «Бумажный носитель» или имя файла в формате передачи данных в электронной форме — в зависимости от способа формирования сведения.

Сноска 4 снимает частый вопрос регистратуры: отсутствие ИНН не блокирует запись. Ни у налогоплательщика, ни у пациента. То же правило действует и в самой справке — по пункту 29.2 Порядка ИНН пациента указывается при наличии.

Сноска 6 объясняет, зачем нужна графа «Статус»: журнал сводит воедино оба канала — бумажные справки и электронные сведения, ушедшие в ФНС по ТКС. Если клиника подключила электронную отправку сведений, в графе 21 пишется имя переданного файла, а не «Бумажный носитель». Это единственное место, где видно, что по одному и тому же пациенту прошло и там, и там.

Где взять бланк журнала

Три рабочих варианта, и все три законны.

1. Типографский журнал. Продаётся в магазинах бланков и канцелярии, стоит от нескольких сотен рублей, доступны варианты от 20 до 500 страниц, с прошивкой, нумерацией листов и твёрдой обложкой. Плюс: физический документ, который нельзя «случайно не сохранить», ничего настраивать не нужно. Минус — весь дальнейший разговор в этой статье.

2. Приложение к письму ФНС. Форма опубликована в справочно-правовых системах как приложение № 1 к письму № БС-4-11/15314@ — её можно распечатать самостоятельно или перенести в электронную таблицу. Бесплатно, но верстать альбомную таблицу на 21 графу вручную — занятие на полдня.

3. Автоматическое формирование. Журнал не ведётся отдельно, а собирается из уже созданных справок и выгружается за нужный год готовым файлом. Ручного ввода нет вообще, потому что все данные уже введены один раз — при оформлении справки.

Выбор между первым и третьим вариантом определяется не бюджетом (типографский журнал дешевле любой подписки), а объёмом потока. Ниже — где проходит граница.

Сколько на самом деле стоит бумажный журнал

Считать нужно не цену бланка, а стоимость его заполнения.

Одна запись — 21 графа, из них до 15 заполняются вручную с документов пациента. Это дублирование: те же данные администратор уже вписал в справку пять минут назад. Аккуратно перенести строку — 3–5 минут, если данные под рукой и никто не отвлекает у стойки.

Посчитайте по своим цифрам:

100 справок в год → 5–8 часов на журнал. Терпимо, вопрос закрыт.
300 справок в год → 15–25 часов, из которых бо́льшая часть придётся на январь–апрель.
800 справок в год → 40–65 часов только на переписывание. Это рабочая неделя администратора, потраченная на копирование данных из одного документа в другой.

И это оптимистичная оценка — при условии, что записи вносятся сразу. Реальность обычно другая: в пик справки выдают, а журнал «заполним вечером», потом «в выходные», потом «перед отчётом». К моменту, когда до него доходят руки, часть вторых экземпляров уже перепутана, а часть данных приходится поднимать заново.

Отдельная статья расходов — поиск. Пациент просит дубликат справки за прошлый год. В рукописном журнале на 300 записей это перелистывание страниц по фамилии. В электронной таблице — поиск за секунду. Разница в 20 минут на каждый такой запрос, а в сезон их несколько в неделю.

Пять мест, где бумажный журнал ломается

Не «неудобен», а именно перестаёт выполнять свою функцию.

1. Проверка на задвоение супругов. Главная задача журнала — ответить на вопрос «выдавали ли мы справку по этим оплатам кому-то ещё?». В рукописном журнале ответ требует просмотра всех записей за год по фамилии пациента, а фамилии у супругов могут не совпадать. Практически это означает, что проверку не делают, и требование пункта 5 Порядка соблюдается случайно.

2. Корректировки. По пункту 18 Порядка при корректировке номер справки остаётся прежним, меняется только номер корректировки (пункт 19: сквозная нумерация «0», «1», «2»…, «999» — аннулирующая). Значит, в журнале появляется вторая строка с тем же номером справки. Через год таких пар накапливается десяток, и понять, какая версия действующая, можно только выстроив все записи по номеру справки. На бумаге это делается глазами.

3. Сверка с электронным каналом. Если клиника передаёт сведения в ФНС, графа «Статус» должна показывать, что ушло файлом, а что выдано на бумаге. Вести эту сверку в рукописном журнале, где имена файлов вписываются от руки, — источник расхождений, а не защита от них.

4. Несколько администраторов. Один журнал — одна физическая книга. Два администратора не могут вносить записи одновременно, а если журнал у одного из них в кабинете, второй записывает «на листочек, потом перенесу». Переносится не всё.

5. Филиалы. Свой журнал в каждом подразделении. Свести их для проверки задвоений между филиалами вручную нереально — а пациент лечился и в одном, и в другом.

Ко всем пяти пунктам добавляется общее свойство бумаги: ошибка не ловится. Опечатка в ИНН, неверный код документа, пропущенная строка — всё это обнаруживается в лучшем случае через год.

Электронная таблица: половина решения

Промежуточный вариант, к которому приходит большинство клиник, — сверстать 21 графу в Excel или Google Таблицах.

Это честно лучше бумаги: работает поиск, можно фильтровать по фамилии и по номеру справки, несколько человек работают одновременно, к концу года файл выводится на печать в виде журнала. Для клиники со стабильным потоком в сотню-две справок такой подход закрывает задачу.

Где он всё равно проседает:

Двойной ввод остаётся. Данные вносятся сначала в справку, потом в таблицу. Ошибка расхождения между двумя документами по одному пациенту — самая частая и самая незаметная.
Ничего не проверяется. Таблица примет любой ИНН, любой код документа и любую дату. Формальный контроль отсутствует.
Признак ставится руками. См. выше про графу 10.
Дисциплина. Строка вносится, только если о ней помнят. Пропуск обнаруживается при сверке, которую тоже надо не забыть провести.

Подробное сравнение трёх подходов к оформлению справок целиком — в статье Excel, МИС или специализированный сервис.

Когда журнал должен вестись автоматически

Ориентируйтесь не на размер клиники, а на четыре признака. Совпало два и больше — ручное ведение вас подведёт в ближайший сезон.

Больше 200–300 справок в год. Порог не нормативный, а практический: примерно с этого объёма время на журнал перестаёт помещаться в паузы между пациентами.
Выраженный сезонный пик. Если 70% справок приходится на январь–апрель, среднегодовая нагрузка ничего не значит — важна нагрузка в марте.
Есть филиалы или несколько администраторов. Единый реестр физически не собирается из нескольких книг.
Подключена или планируется электронная отправка сведений в ФНС. Два канала без единого реестра сверить нельзя.

Автоматическое ведение устроено так: журнал не заполняется, а является следствием формирования справок. Администратор оформил справку — строка в журнале появилась сама, со всеми 21 графой, признаком, вычисленным из состава заявки, и корректным статусом. В конце года журнал выгружается за нужный год готовым файлом по форме КНД 1115139.

Ручного ввода нет — значит, нет и расхождений между справкой и журналом. Это главный аргумент, а не экономия часов.

Что сделать прямо сейчас

Короткий аудит, который занимает пятнадцать минут.

Найдите свой журнал за прошлый год. Не «он где-то есть», а откройте. Если не находится за пять минут — журнала у вас фактически нет.
Проверьте полноту. Сравните число записей с числом вторых экземпляров справок в папке. Расхождение — норма для ручного ведения, и оно показывает масштаб проблемы.
Проверьте графу «Признак» в нескольких записях, где плательщик и пациент разные, и сверьте со справками.
Проверьте, начат ли журнал на текущий год. Отдельный документ, нумерация с начала.
Попробуйте найти конкретную справку по фамилии пациента за прошлый год и засеките время. Это и есть ваше время ответа на запрос пациента о дубликате.

Полный предсезонный чек-лист — в статье подготовка клиники к декларационному сезону; как встроить журнал в ежедневную работу стойки — в регламенте для регистратуры.

FAQ: журнал сформированных справок КНД 1115139

Что такое журнал КНД 1115139? Это «Журнал сформированных справок (сведений) об оплате медицинских услуг для представления в налоговый орган» — реестр всех справок КНД 1151156, выданных клиникой или ИП за календарный год. Форма направлена письмом ФНС России от 06.12.2023 № БС-4-11/15314@ (приложение № 1) и применяется с 1 января 2024 года. Одна выданная справка — одна строка в журнале.

Обязательно ли вести журнал сформированных справок? Форма направлена ФНС как рекомендуемая — это следует из названия письма «Об утверждении приказов и направлении рекомендуемых документов». Отдельной нормы, устанавливающей штраф именно за отсутствие журнала, по открытым источникам найти не удалось. Однако без реестра выданных справок невозможно выполнить пункт 5 Порядка заполнения, который запрещает оформлять справки по одним и тем же расходам одновременно налогоплательщику и его супругу. Поэтому вести журнал нужно, даже если санкции за его отсутствие нет.

Сколько граф в журнале 1115139? Двадцать одна. Первые три — порядковый номер записи, номер справки и номер корректировки. Графы 4–9 — данные налогоплательщика, графа 10 — признак, графы 11–16 — данные пациента (заполняются только при признаке «0»), графы 17 и 18 — суммы по кодам услуги «1» и «2», графы 19–21 — ФИО выдавшего справку, дата формирования и статус.

Что означает графа «Признак» в журнале? Она показывает, совпадают ли налогоплательщик и пациент. Согласно сноске к форме, графы с данными пациента заполняются, если налогоплательщик не является пациентом, — при значении «0» в графе 10. Значение «1» означает, что плательщик и пациент — одно лицо, и тогда графы 11–16 не заполняются. Логика та же, что и в самой справке по пункту 23 Порядка заполнения.

Что писать в графе «Статус»? Согласно сноске к форме — «Бумажный носитель» либо имя файла в формате передачи данных в электронной форме, в зависимости от способа формирования сведения. Если справка выдана пациенту на бумаге, пишется «Бумажный носитель»; если сведения переданы в налоговый орган по телекоммуникационным каналам связи — имя переданного файла.

Где скачать бланк журнала 1115139? Форма опубликована как приложение № 1 к письму ФНС России от 06.12.2023 № БС-4-11/15314@ и доступна в справочно-правовых системах. Её можно распечатать самостоятельно или перенести в электронную таблицу. Готовый типографский журнал продаётся в магазинах бланков в вариантах от 20 до 500 страниц. Третий вариант — формировать журнал автоматически из выданных справок и выгружать готовым файлом за нужный год.

Нужно ли заводить новый журнал каждый год? Да. В шапке формы указывается год, за который ведётся журнал, — значит, документ ведётся отдельно по каждому налоговому периоду. С 1 января начинается новый журнал и новая сквозная нумерация справок: по пункту 18 Порядка заполнения номер справки — это уникальный порядковый номер, присваиваемый в системе внутреннего учёта за соответствующий налоговый период.

Как отражать в журнале корректирующие справки? Отдельной записью. По пункту 18 Порядка заполнения при корректировке номер справки остаётся прежним, а по пункту 19 меняется номер корректировки — сквозная нумерация «0», «1», «2» и так далее, значение «999» — для аннулирующей справки. В журнале это выглядит как несколько строк с одинаковым номером справки и разными номерами корректировки; действующей считается запись с наибольшим номером корректировки.

Для клиник: TaxMed автоматизирует это

Журнал КНД 1115139 — идеальный кандидат на автоматизацию: в нём нет ни одного поля, которое администратор не ввёл бы ранее, оформляя саму справку. Всё, что происходит при ручном ведении, — это перенос уже существующих данных из одного документа в другой, с риском ошибиться на каждой из 21 графы.

TaxMed ведёт журнал как следствие работы, а не как отдельную задачу. Справка сформирована — строка в журнале появилась: с признаком, вычисленным из состава заявки, кодами документов из справочника, суммами по кодам услуги «1» и «2» и корректным статусом. Перед выдачей справки родственнику видно, выдавалась ли уже справка по этим оплатам. В конце года журнал выгружается за выбранный год готовым файлом по форме КНД 1115139 — без верстки таблицы и без сверки с папкой вторых экземпляров.

Посмотреть, как это работает →

Для стоматологий, где поток справок в сезон особенно плотный: решение для стоматологических клиник.