Электронная отправка сведений о медуслугах в ФНС: что обязана делать клиника в 2026 году
Пациент приходит в регистратуру и говорит: «Мне справку не надо, отправьте всё сразу в налоговую». Администратор в лучшем случае не понимает, о чём речь, в худшем — обещает и не отправляет. Через полгода пациент не находит вычет в личном кабинете и приходит с претензией: «Вы обязаны были передать данные».
Обязана ли клиника на самом деле? Ответ не «да» и не «нет», и от того, насколько точно вы его знаете, зависит, кому вы будете возмещать 20% от суммы вычета в случае ошибки. Разбираем, что именно закреплено в приказе ФНС, при каких условиях обязанность возникает, в какой срок нужно уложиться и чем клиника отвечает за недостоверные сведения.
Общий порядок заполнения самой формы разобран отдельно — полная инструкция по заполнению справки КНД 1151156. Здесь речь только про электронный канал.
Два канала, а не один: бумажная справка и электронные сведения
С 2024 года у клиники есть два независимых способа подтвердить расходы пациента перед налоговой:
- Бумажная справка КНД 1151156 — клиника выдаёт её пациенту на руки, пациент сам прикладывает её к декларации 3-НДФЛ.
- Сведения в электронной форме — клиника передаёт данные напрямую в налоговый орган по ТКС, налоговая размещает их в личном кабинете налогоплательщика, и пациенту не нужно ничего прикладывать к декларации.
Оба канала введены приказом ФНС России от 08.11.2023 № ЕА-7-11/824@. Этим приказом утверждены сразу четыре документа: форма справки (приложение № 1), порядок её заполнения (приложение № 2), формат представления сведений в электронной форме (приложение № 3) и порядок представления этих сведений (приложение № 4). Приказ применяется к расходам, понесённым с 1 января 2024 года.
Что важно понять сразу: это не «электронная версия справки», а отдельная процедура. Пациент выбирает канал сам, и от его выбора зависит, что должна сделать клиника.
Основание в Налоговом кодексе — подпункт 3 пункта 1 статьи 219 НК РФ. Формулировка кодекса прямая:
Представление налогоплательщиком в налоговый орган документа ... не требуется в случае представления в налоговый орган такого документа непосредственно медицинской организацией, индивидуальным предпринимателем, осуществляющим медицинскую деятельность, в порядке, предусмотренном пунктом 3.1 статьи 221.1 настоящего Кодекса, и его размещения налоговым органом в личном кабинете налогоплательщика.
То есть цель электронного канала — избавить пациента от бумажки, а не создать клинике параллельную отчётность.
Обязана ли клиника отправлять сведения: точный ответ
Здесь чаще всего ошибаются — в том числе авторы статей и продавцы софта, которые пишут «с 2024 года клиника обязана передавать сведения в ФНС». Это неточно.
Пункт 2 Порядка представления сведений (приложение № 4 к приказу № ЕА-7-11/824@) звучит дословно так:
Сведения представляются в налоговый орган в электронной форме на основании заявления физического лица (его супруга/супруги), непосредственно оплатившего медицинскую услугу ..., медицинской организацией/ИП, в которой были понесены соответствующие расходы, при наличии у указанной медицинской организации/ИП технической возможности, а также при соблюдении условий, указанных в абзаце втором подпункта 3 пункта 1 статьи 219 Кодекса.
Из этой формулировки следует три условия, и все три должны выполняться одновременно:
| Условие | Что это значит на практике | |---|---| | Заявление пациента | Клиника не отправляет сведения по своей инициативе и не отправляет их «на всех подряд». Нужно заявление того, кто оплатил услугу (или его супруга) | | Расходы понесены именно в этой клинике | Отправляет та организация, которой заплатили | | Наличие технической возможности | Есть УКЭП, есть канал ТКС, есть чем сформировать XML нужного формата |
Практический вывод для руководителя: безусловной обязанности отправлять сведения электронно у клиники нет — она возникает при заявлении пациента и наличии технической возможности. Но и трактовать «технической возможности нет» как вечную индульгенцию не стоит: клиника, которая принимает оплату по безналу, ведёт учёт в МИС и сдаёт отчётность по ТКС, объяснить отсутствие технической возможности сможет с трудом. Плюс есть репутационная сторона: пациент, которому в соседней клинике отправили сведения одним заявлением, а у вас предложили «прийти через две недели за бумажкой», делает выводы.
При этом обязанность выдать бумажную справку по обращению пациента у клиники есть всегда — она вытекает из другого нормативного акта, и разбирается в отдельном материале: обязана ли клиника выдавать справку для вычета.
Срок: 30 календарных дней — это норма, а не обычай
Пункт 3 приложения № 4 к приказу:
Сведения должны быть представлены в течение 30 календарных дней после дня подачи заявления налогоплательщика за запрашиваемый налоговый период (год) (как за текущий, так и по итогам налогового периода), в котором была оказана услуга и в котором осуществлялись соответствующие расходы.
Три вещи, которые из этого следуют и которые обычно упускают в регистратуре:
- Отсчёт идёт от дня подачи заявления, а не от даты оплаты услуги и не от «когда бухгалтерия сведёт год». Дата заявления должна фиксироваться — иначе вы не докажете, что уложились в срок.
- Сведения можно передавать и за текущий год, не дожидаясь его окончания. Пациент вправе попросить данные за уже оказанные и оплаченные услуги в середине года — отказ «приходите в январе» нормативно не обоснован.
- 30 дней — это предельный срок, а не рекомендованный. В сезон (январь–апрель) поток заявлений максимальный, и если процесс ручной, то очередь из 200 заявлений легко съедает месяц.
Отдельно обратите внимание на срок применительно к бумажной справке: указанные 30 календарных дней в тексте приказа относятся именно к порядку представления сведений в электронной форме. Для выдачи бумажной справки на руки пациенту такой отдельной цифры в приказе нет — на практике клиники ориентируются на тот же срок и закрепляют его в своём регламенте.
Кому и как отправлять: адрес, подпись, формат
Куда
Пункт 7 приложения № 4: сведения представляются в налоговый орган по месту нахождения медицинской организации (по месту нахождения обособленного подразделения медицинской организации), по месту жительства индивидуального предпринимателя. То есть не по месту жительства пациента — распространённое заблуждение.
Чем подписывать
Пункт 8 приложения № 4: представление осуществляется в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи — в порядке, установленном приказом ФНС России от 16.07.2020 № ЕД-7-2/448@.
На практике это означает: нужен действующий сертификат УКЭП организации и договор с оператором ЭДО (или иной способ обмена по ТКС с налоговой). Отдельного «личного кабинета для отправки справок» с ручным вводом полей ФНС для этой процедуры не предусмотрела — данные уходят файлом.
В каком виде
Формат утверждён приложением № 3 к тому же приказу — это XML-файл со строго заданной структурой; на сайте ФНС к приказу выложена в том числе XSD-схема для валидации. Файл, собранный «руками в блокноте» или выгруженный из произвольного Excel, форматную проверку не пройдёт.
Поэтому технический вопрос для клиники звучит так: чем именно вы формируете XML нужной версии формата. Варианты обычно три — модуль в МИС, доработка в 1С, специализированный сервис. Если ответа на этот вопрос нет, «техническая возможность» у клиники действительно отсутствует, и электронный канал закрыт.
Нюансы, о которых узнают уже в процессе
Приложение № 4 содержит несколько пунктов, которые не выглядят важными до первой спорной ситуации.
Нельзя отправить одни и те же расходы дважды — и налогоплательщику, и его супругу. Пункт 4 прямо запрещает: «Представление Сведений в отношении одних и тех же понесённых расходов на оказанные медицинские услуги одновременно налогоплательщику и его супругу (супруге) не допускается». Ситуация реальная: муж и жена по очереди приходят в регистратуру за одним и тем же лечением, каждый пишет заявление, и разные администраторы отправляют данные дважды. Нужен контроль на уровне учёта, а не памяти сотрудника.
Сведения отправляются по каждому пациенту отдельно. Пункт 5: если налогоплательщик просит передать данные об услугах, оказанных ему, супругу, родителям, детям до 18 (до 24 при очном обучении) и подопечным, сведения представляются в налоговый орган по каждому физическому лицу, которому непосредственно оказаны медицинские услуги. Одно заявление отца семейства может означать четыре отдельных файла.
Бумажные справки и электронные сведения нужно учитывать вместе. Пункт 6: при представлении сведений в электронной форме (в том числе корректирующих) учитываются справки, выданные клиникой на бумажном носителе за тот же налоговый период. Смысл простой: если пациенту уже выдана бумажная справка на 80 000 ₽, а потом он просит отправить сведения, задача клиники — не задвоить суммы. Именно для этого ФНС рекомендовала вести журнал сформированных справок (форма по КНД 1115139, направлена письмом ФНС России от 06.12.2023 № БС-4-11/15314@). Клиника, которая ведёт журнал в тетради или не ведёт вовсе, проверить пересечение бумаги и электронки физически не может.
Номер корректировки должен совпадать в обоих каналах. Порядок заполнения формы прямо связывает номер корректировки в справке с номером, указанным при передаче сведений в электронной форме. Разошлись — получите расхождение в данных ФНС и потенциальный отказ пациенту.
Чем клиника отвечает за ошибки в сведениях
Вот здесь тема из административной становится финансовой. С 2024 года в Налоговом кодексе есть специальная статья — статья 126.3 НК РФ «Представление организациями (индивидуальными предпринимателями) налоговому органу недостоверных сведений для целей получения налогоплательщиками социальных налоговых вычетов в упрощённом порядке» (введена Федеральным законом от 31.07.2023 № 389-ФЗ).
Санкция: штраф в размере 20 процентов от суммы налога, неправомерно полученного налогоплательщиком на основании представленных организацией сведений.
Обратите внимание на конструкцию штрафа: он считается не от фиксированной ставки за документ, а от суммы, которую пациент получил из бюджета необоснованно. Ошиблись в коде услуги на дорогом лечении — и штраф измеряется в тысячах рублей с одного пациента, а не в символических суммах.
Есть и механизм освобождения от ответственности (пункт 2 статьи 126.3): организация освобождается от штрафа, если самостоятельно выявила ошибки и представила уточнённые сведения до того момента, когда узнала об обнаружении налоговым органом недостоверности. Практический вывод прямой: нашли у себя ошибку — не ждите, пока её найдёт ФНС, а отправляйте корректировку. Это не признание вины, а законное основание не платить штраф.
Для сравнения: общая норма о недостоверных сведениях — статья 126.1 НК РФ — предусматривает 500 рублей за каждый документ, но она адресована налоговым агентам и применяется, если деяние не подпадает под статью 126.2. Профильная норма для нашего случая — именно 126.3.
Что сделать клинике: практический чек-лист
- Определить, есть ли у вас техническая возможность, и зафиксировать ответ письменно. Есть УКЭП? Есть канал ТКС? Есть чем сформировать XML по приложению № 3? Если чего-то нет — либо закрывать пробел, либо честно понимать, что электронный канал вы пациентам не предлагаете.
- Ввести форму заявления на представление сведений в электронной форме — отдельную от заявления на бумажную справку, с обязательной фиксацией даты подачи. От этой даты считаются 30 календарных дней.
- Назначить ответственного за отправку и срок. «Отправляет тот, кто свободен» в сезон превращается в «не отправил никто».
- Вести журнал справок (КНД 1115139) и сверять по нему бумажные справки с электронными сведениями, чтобы не задвоить суммы (пункт 6 приложения № 4).
- Настроить контроль на дубли по супругам — один и тот же расход не должен уйти дважды.
- Проверить актуальность сертификата УКЭП до начала сезона, а не 15 января, когда очередь уже стоит.
- Прописать процедуру корректировки: кто отслеживает ошибки, кто формирует уточнённые сведения, в какой срок. Это ваша защита по пункту 2 статьи 126.3 НК РФ.
FAQ: электронная отправка сведений о медуслугах в ФНС
Обязана ли клиника передавать сведения в ФНС в электронной форме? Обязанность возникает при выполнении условий пункта 2 приложения № 4 к приказу ФНС № ЕА-7-11/824@: есть заявление пациента (или его супруга), расходы понесены в этой клинике, у клиники есть техническая возможность. Безусловной обязанности отправлять сведения на всех пациентов автоматически приказ не устанавливает.
Отменяет ли электронная отправка выдачу бумажной справки? Нет. Это два параллельных канала. Пациент может попросить и справку на руки, и электронную отправку — но тогда клинике важно не задвоить суммы: при передаче сведений учитываются ранее выданные бумажные справки (пункт 6 приложения № 4).
В какой срок нужно отправить сведения? В течение 30 календарных дней после дня подачи заявления налогоплательщика — пункт 3 приложения № 4 к приказу ФНС № ЕА-7-11/824@. Срок отсчитывается от даты заявления, поэтому дату нужно фиксировать.
В какую налоговую отправлять — по месту жительства пациента? Нет. По месту нахождения медицинской организации (или обособленного подразделения), для ИП — по месту жительства предпринимателя. Пункт 7 приложения № 4.
Нужна ли электронная подпись? Да, усиленная квалифицированная электронная подпись, отправка по телекоммуникационным каналам связи в порядке приказа ФНС от 16.07.2020 № ЕД-7-2/448@ (пункт 8 приложения № 4).
Можно ли отправить сведения за текущий год, не дожидаясь его окончания? Да, пункт 3 приложения № 4 прямо допускает представление сведений как за текущий налоговый период, так и по его итогам.
Что будет, если в сведениях окажется ошибка? Статья 126.3 НК РФ — штраф 20% от суммы налога, неправомерно полученного налогоплательщиком на основании таких сведений. От ответственности освобождает самостоятельное выявление ошибки и представление уточнённых сведений до того, как недостоверность обнаружит налоговый орган.
Можно ли отправить одним файлом данные на всю семью? Нет. По пункту 5 приложения № 4 сведения представляются по каждому физическому лицу, которому непосредственно оказаны медицинские услуги, — отдельно на пациента, на супруга, на каждого ребёнка.
Для клиник: TaxMed автоматизирует это
Электронный канал упирается не в закон, а в технику: нужен XML строго по формату приложения № 3, подписанный УКЭП, отправленный в срок 30 календарных дней и сверенный с уже выданными бумажными справками, чтобы не задвоить суммы. Сделать это вручную в Excel нельзя в принципе — формат не пройдёт валидацию.
TaxMed формирует справку КНД 1151156 и данные для передачи сведений из одних и тех же учётных записей об оплатах, автоматически ведёт журнал выданных справок (КНД 1115139) — тот самый, по которому вы сверяете бумажный и электронный каналы, — и хранит историю корректировок, чтобы номер корректировки в справке и в сведениях не разошёлся.